Is een vertrouwenspersoon verplicht — en waarom een externe vertrouwenspersoon het verschil maakt
Een directeur vertelde me tijdens een adviesgesprek dat hij zelf de vertrouwenspersoon was binnen zijn eigen bedrijf. "Het gaat goed," zei hij. "Er spelen geen problemen." Maar hoe weet je dat — als jij degene bent bij wie mensen juist niet aankloppen?
Want dat was precies wat er gebeurde. Niemand meldde zich bij hem. Niet omdat er niets speelde, maar omdat medewerkers hem niet als veilige plek zagen. Je stapt nu eenmaal niet naar je leidinggevende met iets wat je kwetsbaar maakt.
Wat er misging — en waarom dit vaker voorkomt dan je denkt
Totdat er daadwerkelijk iets speelde. Een medewerker had een probleem en zocht intern hulp. Ze kwam uit bij HR — maar HR had een persoonlijke relatie met de directeur. Er was geen protocol. Geen neutrale, veilige plek om terecht te komen.
En zelfs zonder die relatie geldt: HR is zelden een volledig neutraal aanspreekpunt. HR dient altijd ook de belangen van de organisatie. Dat is geen verwijt, dat is nu eenmaal de rol.
Uiteindelijk kwamen ze bij mij uit. Ik kon direct helpen. En de rol van vertrouwenspersoon? Die werd meteen weggehaald bij de directeur — want dat werkt natuurlijk niet.
Wat is een vertrouwenspersoon en is een vertrouwenspersoon verplicht?
Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag op de werkvloer, zoals pesten, intimidatie, discriminatie of seksuele intimidatie. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, geeft advies en begeleidt medewerkers in het proces.
Is een vertrouwenspersoon verplicht? Niet voor alle bedrijven — maar de Arbeidsomstandighedenwet verplicht werkgevers wel om beleid te voeren op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. In de praktijk is een vertrouwenspersoon daarvoor een van de meest effectieve instrumenten. Bovendien geldt: hoe groter de organisatie, hoe groter de verwachting vanuit de Arbeidsinspectie dat dit goed geregeld is.
Waarom een interne vertrouwenspersoon vaak niet werkt
Een vertrouwenspersoon moet onafhankelijk zijn. Geen belang hebben. Geen relatie met de mensen over wie of bij wie gemeld wordt. Anders is het geen veilige plek, maar een dichte deur met een vriendelijk bordje erop.
Een interne vertrouwenspersoon — zeker als dat een leidinggevende, HR-medewerker of directeur is — kan die onafhankelijkheid structureel niet bieden. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat de rol het niet toelaat.
De voordelen van een externe vertrouwenspersoon
Een externe vertrouwenspersoon heeft geen belang bij de uitkomst. Medewerkers weten dat, en juist daardoor durven ze eerder iets te melden. Dat is de kern: een vertrouwenspersoon werkt alleen als mensen er ook daadwerkelijk naartoe stappen.
Daarnaast biedt een externe vertrouwenspersoon:
Volledige vertrouwelijkheid, los van interne verhoudingen
Professionele begeleiding bij grensoverschrijdend gedrag
Een helder protocol, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is
Ontzorging voor de werkgever, die zo aantoonbaar voldoet aan zijn zorgplicht
Goed geregeld, ook als het rustig is
Natuurlijk regent het geen meldingen binnen bedrijven — gelukkig maar. Maar als er ooit iemand is die wat kwijt wil, dan moet je het gewoon goed geregeld hebben. Niet als vinkje, maar als echte voorziening voor je mensen.
Overweeg je een vertrouwenspersoon aan te stellen? Kies dan voor een externe vertrouwenspersoon. Niet iemand die een protocol invult, maar iemand die er écht voor je medewerkers is.
Wilt u meer weten over de rol van een externe vertrouwenspersoon of heeft u vragen over wat dit voor uw organisatie betekent?
